Wichtige Information für unsere Kunden Die gesetzlichen Vorgaben für den Kassenplatz Die digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz Mit Schreiben vom 26.11.2010 verschärfte das Bundesfinanzministerium  die bisher geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnungen von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachstehend zusammengefasst. Unterlagen, die mit Hilfe einer Registrierkasse erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren • jederzeit verfügbar • unverzüglich lesbar und • maschinell auswertbar •   (digitale Aufzeichnung auf SD-Speicherkarte, USB-Stick oder per •   PC-Programm im Hintergrund, GDPdU-Format) aufbewahrt werden (lt. § 147, Abs. 2 der Abgabenverordnung). Die Registrierkassen und nachgeordnete PC-Systeme müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ( GDPdU ) entsprechen. Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung (Zusammenfassung der einzelnen Buchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso reicht das Aufbewahren der Daten in ausschließlich gedruckter Form (Tages-Z-Bericht oder Journalstreifen) nicht aus!!! Steuerlich relevante Daten sind demnach auch: Journaldaten Auswertungen Programmierdaten und Stammdatenveränderungen (z.B. Preisänderungen) Die Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Registrierkassen (z.B. Sonderkasse für Veranstaltungen) sind ebenfalls zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für Bedienungs- und Programmieranleitungen. Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung müssen vorhanden sein. In diesem Zusammenhang entstehen Fragen, die wichtigsten haben wir kurz aufgelistet: Grundsätzlich gilt: Die Feststellun g slast liegt beim Steuerpflichti g en!!!   Frage: Brauche ich eine digitale Journalaufzeichung für meine Kasse? Ja, mit Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium für Finanzen die Regelungen in Bezug auf die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei BARGESCHÄFTEN (gilt auch für Karten- zahlungen) erheblich verschärft. Es müssen steuerlich relevante Daten unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Die Daten müssen maschinell auswertbar zur Verfügung stehen (GDPdU-Format). Frage: Muss ich mein Kassensystem nachrüsten? Ja, das Bundesfinanzministerium schreibt vor, dass Steuerpflichtige mögliche technische Anpassungen und Erweiterungen Ihres Kassensystems - soweit technisch möglich - vornehmen lassen müssen, um den gesetzlichen Regelungen zu entsprechen. Sollte Ihr Kassensystem nachrüstbar sein, empfehlen wir dringend und zeitnah die Nachrüstung! Für eine Überprüfung stehen wir Ihnen (kostenlos) zur Verfügung. Frage: Was ist, wenn mein Kassensystem nicht mehr nachgerüstet werden kann? Falls Ihr Kassensystem nicht nachgerüstet werden kann, gilt eine Härtefallregelung (Übergangs- regelung) bis zum 31.12.2016. Die Härtefallregelung führt in der Praxis dazu, dass die Beteiligten (Kassenlieferanten, Steuerberater und auch der Steuerpflichtige) oft davon ausgehen, dass sich bis Ende 2016 nichts ändert.   –   Das ist jedoch nicht so !!! Um steuerlich auf der sicheren Seite zu sein, ist es erforderlich ,  zeitnah zu handeln. Wir bieten Ihnen komfortable und betriebswirtschaftlich sinnvolle Lösungen für die Um- oder Nachrüstung vieler Kassenmodelle. Bei älteren Kassenmodellen wird eine Nach- bzw. Umrüstung nicht mehr möglich sein. In diesen Fällen ist zwingend eine Neuanschaffung notwendig. Sprechen Sie uns an, wir helfen ihnen mit einer maßgerechten Lösung weiter ! Wentingmann GmbH, Kassensysteme 59063 Hamm, 15.12.2012 Telefon 0 23 81 - 30 60 20 www.kassen-wentingmann.de